プレゼンテーションは、企画や提案をする際などに、社外・社内に関わらずさまざまな場面で行われる。相手の感情を動かし、説得力のあるプレゼンテーション力を身につけるためには、コンテンツと伝え方の2つが鍵となる。
プレゼンテーションで大事なこと
プレゼンテーションと聞くと、顧客に対し、新商品やサービスの提案や、コンペといった大人数の前で話しをする場面が思い浮かび、自分の業務とは関係がないと思う方もいるかもしれない。しかし、顧客との商談や部門会議、上司への報告などで、資料を提示し、自分の考え（提案）を相手に伝えるといった場面でも、プレゼンテーションを実施しているといえるのだ。
つまり、プレゼンテーションの目的は、自分の意見や考えをきちんと理解してもらい、さらに相手に行動を決断してもらうことだといえる。従って、プレゼンテーションの失敗とは、伝えたいことが不明瞭で、結論がわからないまま終了してしまうことだ。プレゼンテーションを成功させるためには資料の内容設計をしっかり組み立て、論理的に物事を説明するプレゼン力が必要だ。
対面とオンラインでの違い
最近では、リモートでの商談や会議も増え、プレゼンテーションのオンライン化も加速している。伝える内容が同じでも対面とオンラインでは、「伝え方」と「伝わり方」が大きく変わってくる。対面の場合、相手の表情や反応からさまざまな情報が得られるため、反応が悪ければその場で関心を持ってもらえるよう対策を講じることができるが、オンラインの場合は、画面越しとなるため、表情が読み取りにくく、話が一方通行になりやすい。聞き手は気になったことを検索したり、他の作業をしながら聞くこともできてしまう環境なので、興味関心や集中力を持続させる工夫が必要だ。
また、オンラインでのプレゼンテーション時は、相手の環境を考え進めなくてはならない。ネットワーク環境に配慮し、資料のデータ量を軽くしたり、質問を交えながらなるべく双方向のやり取りを増やす工夫が必要だ。
ある印刷会社の営業の方によると、得意先が在宅ワークとなり、オンラインでの商談が増えたという。しかし、オンラインであっても大事な説明や協議の際には、制作や現場の方も参加できるので、むしろ業務のスピードが増し、生産性が上がったという。さらに、遠方の顧客とも移動時間なしで面談ができることから、日程の調整なども安易にできるようになったとのことだ。
資料を作成する際に大切な事
プレゼンテーションを組み立てる際には、どのようにすれば興味を持ってもらえるのかを思案しながら、聞き手が知りたいことや得たい情報などの要素を構成していくことが重要となる。一番伝えたいことをいかに印象的に聞き手に伝えるか、プレゼン資料の骨子となる内容を整理し、わかりやすく明確に作成することで、聞き手は内容のイメージが明確になり、期待感をもたせることができる。相手の感情を動かす一つの手段として、資料設計は重要であり、「伝わる」構成を意識して組み立てる必要がある。
JAGATでは、新人、若手社員や営業・企画を担当する方向けに、プレゼンテーション内容設計講座「聞き手を動かすプレゼンの内容設計術」を開催する。聞き手にとっての価値の大きさや構成のわかりやすさなどの内容力を高め、聞き手に理解してもらい納得できるような資料の内容設計方法を学んでいただきたい。
JAGAT CS部 加治 寛子